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协作工作中的职责边界不清,有交叉重叠,怎么办?

来源:网络转载 时间:2020-03-13 作者:四川人才网 浏览量:

我们职责中总有一些工作是协助其他同事来干的,或者跟其他同事一起干。协助工作究竟做什么就需要一个明确了。

所以,我们常说,部门与部门职责之间,不应存在交叉和重叠之处,如果的重叠,就不符合生产经济性的原则。

其实,这是理论上的,事实上是怎么样呢?交叉和重叠在日常工作中比比皆是,常有发生。正是因为交叉和重叠是事实,我们认为职责的交叉重叠是很有必要的。虽说有冲突有扯皮,甚至有一定程度下降低办事效率的事实发生,但这是常态。

这可能很多人不理解了,其实啊,工作中的工作界限,如果完全不重叠,从理论上讲是没有办法交接的,所以我们才有那么多协作和支持的工作。协作的工作对双方来讲就有重叠,协作就是交叉,协作就是重叠。

职责工作中有部分重叠才可以全覆盖。重叠才可以保证有调整的空间。这就是组织职责的弹性。(组织职责其实还有一个弹性,一般我们的职责任务最后一条都是完成领导交办的其他工作,或者是临时性的工作,这也是职责弹性的制度安排)

因为有重叠有弹性,一方面让工作有衔接,另一方面,可以使不同性格特点的同事的做事风格都能得到体现,比如强势一点的管理者所领导的部门就可以微微扩权,而较弱一些的管理者,他所管辖的单位职权就随之可以得到一些弥补。

组织的工作和职责,还必须得有一些交叉和重叠,保持一点的弹性。所以职责有交叉、重叠才是正常现象。

有交叉有重叠,那工作当中的扯皮现象不是很严重吗?那就要解决这个问题,解决这个问题,首先是,我们要明白:

其一、这些协作工作的关联责任人是谁?

在岗位和岗位之间的关联与部门内部的关联相对容易进行,关联的责任很清晰。当发生部门之间的工作协作时,由于部门经理之间相互比较熟悉和了解,一般由经理之间来进行对话。只有这样,部门与部门之间的关联才更容易被各方所接受。

虽然关联是通过经理之间交流的方式进行的,但是也必须事先确认好关联的责任人。一旦发生部门之间的职责纠纷,应该有确认的关联责任人来亲自处理,而不是要经理来处理。否则,部门之间关联只有经理一个人知道,部门内的人员都不了解,部门之间也很难实现较好的配合。因此,确定关联的责任人十分重要。

其二、相互影响的工作内容有哪些?

部门之间的关联,当一方出现变化或波动时,另一关联方不可避免也会受到相应的影响。例如,人力资源部出现人员、计划或政策上的调整时,可能会对销售部所需人才的招聘工作产生一定的影响。因此,必须提前对相互之间可能产生的影响加以确认。

虽然有一部分工作具有不可控的性质,但是绝大多数的工作还是可以预先把握的。只有充分估计到关联各方相互之间的影响,才能在工作中及时地加以密切配合,尽早地处理问题和消除不良的影响,帮助各部门更好的履行各自应尽的职责。

当然,因工作交叉重叠是个常态协作当中的,协作之间的摩擦就常常存在。所以常听说,两个人挖沟用两天,四个人挖沟用四天,多余的两天就得做沟通,这不是一个笑话,真说明了协作工作中沟通的重要性和难度。

协作工作中还有一项重要的内容给大家分享。就是“三个贡献”的明确。我们比较清楚的是上级对下级的协助的贡献。还有两个贡献需要明确。第二个贡献是下级对上级应该贡献什么?第三个贡献是横向协作的部门,我们应该贡献什么?三个贡献分别是“上对下的贡献”,“下对上的贡献”,“横向部门之间的贡献”,这些都需要明确和强调。 如果“三个贡献的明确“能成为一项制度安排,高效协同的付出意识、协作意识就会得到加强。

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